Individuelle Autoresponder in GMail anlegen

Wer in einem Verein oder einer Partei aktiv ist, hat hierfür heute oft eine eigens dafür bestimmte E-Mail-Adresse. Private E-Mails und solche, die die ehrenamtliche Tätigkeit betreffen, können so besser von einander getrennt werden.

Manche Menschen mag eine Vermischung hierbei nicht stören – ich persönlich empfinde es als höchst nervig, wenn alles wild durcheinander läuft. Da heute nahezu niemand mehr E-Mail-Adressen von Hand eingibt, sondern oft nur den Namen eintippt und eine Autovervollständigung dafür sorgt, dass die entsprechende E-Mail-Adresse ausgewählt wird, hat man fast keine Chance mehr, Menschen, die eine „falsche“ Adresse benutzen dazu zu bringen, die gewünschte Adresse zu verwenden. Denn hat der Absender einmal die „falsche“ Adresse verwendet, wird sein E-Mail-Programm diese immer wieder vorschlagen. Ein freundlicher Hinweis via E-Mail-Antwort nutzt hierbei i.d.R. auch nichts, denn bei der nächsten Mail, hat der Absender den Hinweis auf die falsche Adresse meist wieder vergessen.

Meine Lösung für dieses Problem ist ein Autoresponder, der den Absender bei jeder Mail automatisch darauf hinweist. Ich drehe also das, was mich nervt, in etwas um, das den Absender nervt und das funktioniert in der Regel 😉

Die Einrichtung individueller Autoresponder ist je nach Hoster leicht, kompliziert oder gar nicht möglich. Bei GMail (bzw. Google Apps in meinem Fall) habe ich lange suchen müssen, wie ein individueller Autoresponder eingerichtet werden kann.

Um anderen die Suche zu erleichtern, hinterlege ich hier eine kleine Anleitung:

1. Zunächst muss via Google Labs die GMail-Erweiterung „Gespeicherte Antworten“ aktiviert werden.

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2. Danach erstellt man eine neue E-Mail und speichert diese als „neue gespeicherte Antwort“.

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3. Nun legt man über die GMail-Filterfunktion einen neuen Mail-Filter an.

Bildschirmfoto 2014-04-18 um 12.43.27

4. In einem letzten Schritt legt man nun fest, dass im Falle einer eingehende Mail von einer bestimmten Adresse, die „gespeicherte Antwort“ gesendet werden soll.

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Diese Lösung  ist m.E. etwas umständlich und vor allem nicht gleich ersichtlich, aber sie funktioniert.

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